Creare un sito per l’amministrazione condominiale

Con la nuova riforma dei condomini gli amministratori condominiali potrebbero avere l’esigenza di realizzare e gestire un sito web per l’amministrazione del condomino, in particolare la legge 220 del 2012 sulla riforma del condominio prevede che:

Su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell’articolo 1136 del codice, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.

A proposito di questa novità occorre fare alcune precisazioni! Innanzitutto non si tratta di un fatto nuovo, già in passato era infatti possibile realizzare un sito web per i condomini che lo volessero, anche se ma tale opportunità non era normalizzata da una legge.
 Inoltre, come si evince dalla riforma, è bene precisare che non si tratta di un obbligo, come le pubblicità di molte società di web design farebbero credere!

Perchè creare un sito di amministrazione condominiale?

Quello che può sembrare a prima vista un adempimento in più per l’amministratore, alla resa dei conti potrebbe risultare un indubbio vantaggio o addirittura un’opportunità non solo per l’amministratore, ma anche per tutti i condòmini. L’attivazione di un sito internet dedicato al condominio presenta il vantaggio di rendere disponibili ai condomini documenti, delibere, resoconti, preventivi senza bisogno alcuno di stampare grossi quantitativi di carta da dover inserire nelle buche postali dei condòmini. Tutto potrebbe essere gestito dal proprio ufficio e reso disponibile e condivisibile in tempo reale. Al tempo stesso tutti i condomini disporranno di  un archivio digitale e sempre aggiornato dove poter reperire i documenti desiderati.

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Contenuti del sito Internet condominiale

Caratteristica principale di un sito specificamente pensato per un condominio è la necessità di un’area pubblica, nelal quale mostrare informazioni di interesse generale, come il nome del condominio, l’ubicazione, eventuali fotografie, e di un’area riservata, alla quale potranno accedere soltanto i condomini effettuando il login attraverso l’inserimento di specifiche username e password.

Inoltre dovrà esserci una sorta di pannello di controllo, al quale potrà accedere l’amministratore con la propria username e password per l’inserimento dei dati e l’invio delle comunicazioni.

Nell’area ad accesso privato dovranno essere inserite tutte le informazioni riservate e protette per la privacy, disponibili attraverso testi digitali.

Tra i documenti di gestione che si dovranno mettere in Rete ci saranno:

– Il testo del Regolamento di Condominio;
– Copia dei verbali delle assemblee e dei bilanci;
– I rendiconti delle spese deliberate;
– Le tabelle millesimali di ripartizione delle spese;
– I documenti contabili relativi alle gestioni delle spese, come fatture e pagamenti di imposte;
– La programmazione periodica della gestione della manutenzione di impianti e parti comuni.

Sarà poi possibile attivare una o più caselle di posta elettronica. In particolare, se l’indirizzo mail sarà utilizzato dall’amministratore per la convocazione delle assemblee, dovrà essere di Posta Elettronica Certificata.

 All’interno del sito si potrà anche creare un’apposita area blog, alla quale tutti i condomini potranno accedere facilmente e partecipare per esporre eventuali reclami, malfunzionamenti o esprimere i propri suggerimenti. Un’altra interessante funzione aggiuntiva potrebbe essere quella di attivare la possibilità di procedere al pagamento delle spese condominiali mediante carta di credito o PayPal.

 Sarà poi utile mettere a disposizione sul sito tutti i numeri utili di fornitori e manutentori come idraulico, elettricista, giardiniere, ecc., da contattare direttamente in caso di assenza dell’amministratore.

Come realizzare un sito di amministrazione condominiale con WordPress

Qualche tempo fà un mio amico mi ha chiesto di aiutarlo nella realizzazione di un sito web con le caratteristiche descitte in precedenza, facendo diverse ricerche online si trovano numerose compagnie, che offrono i più svariati piani di abbonamento o pagamenti una tantum. Io ho invece deciso di ottimizzare WordPress con ottimi risultati! Il portale in questione presenta:

– Un’area utente protetta dove è possibile: scaricare dei files personali, aprire una segnalazione guasti, accedere allo stato dei pagamenti, contattare l’amministratore, scaricare i verbali di assemblea, conoscere le date delle prossime riunioni di condominio, avere tutte le comunicazioni dell’amministratore.
– Un’area pubblica per tutte le notize e i files di pubblico accesso.

Di sicuro l’aspetto più complesso è la realizzazione di aree personali per singolo utente, per questo mi sono servito del plugin WP Customer Area adattandolo alle mie esigenze, un altro plugin che potrebbe fare al caso vostro è WP Client. In particolare è possibile creare delle pagine personali per ogni singolo utente ed inserire contenuti personalizzato al loro interno, oppure richiamare dei contenuti generali tramite l’utilizzo di shortcodes. Per il momento è necessario che l’amministratore abbia una minima conoscenza degli strumenti di editing e basi di html, anche se questo problema potrebbe essere facilmente risolvibile tramite l’utilizzo di un ulteriore plugin per la gestione del layouts delle pagine, quale Site Origin Page Builder

Potete affidare la gestione dei download all’ottimo pluign Download Monitor mentre per la gestione delle ricevute di pagamento potete utilizzare il plugin WP-Invoice.

Per quanto riguarda l’hosting vi consiglio di scegliere SiteGround, a mio avviso il migliore host per WordPress.

Se sei interessato a creare un sito per amministratori di condominio e non sai come fare, non esitare a chiedere un preventivo

Come potete vedere WordPress vi offre numerose soluzioni, sta solo a voi avere la giusta immaginazione su come ottimizzare l’utilizzo di questi plugin per farli lavorare in sincronia!

Vi è mai capitato di dover creare un sito per l’amministrazione condominiale? Condividete pure le vostre esperienze 😉